【仕事術】メール返信は早いに限る。即断即決の癖をつけて行動をスピーディーに

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業務連絡の90%以上がメールやメッセージになっていますが、常に心がけているのは「レスポンスの早さ」。問いかけに対して、早く答えが返ってくるというのは好感度アップ、信頼性アップに繋がります。

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仕事もプライベートもメール返信は「すぐやる」で対応

連絡のほとんどがメールやメッセージになりつつある昨今、重要なのが、内容はもちろん、返信までの時間です。

メールを送ったけれど、いつまで経っても返信がこなくて困ったという経験は誰でもあるでしょう。

LINEのように「既読」したかどうかがわかるアプリならともかく、通常のメールでは相手が確認したかどうかもわかりません。

設定すれば開封通知を送ってくれるソフトもありますが、使っている人はほとんどいないでしょう。

私の場合、もらったメールへの返信は、ほぼ100%12時間以内くらいにはしていると思います。

早いものは、メールが届いた30秒後くらいに返信しています。

伊達公子のライジングショットくらい早い反応速度です。

そのため、時々、返信したつもりで下書きのまま送信できていなかったりすると、

「なかなかメールが来ないからどうしたかと思った」と心配されます。

もちろん、「戦略的にメール返信を遅らせること」もあります。

やはり、何事にもタイミングというものがありますので、そういった駆け引きも重要です。

ただ、基本は「メールをもらったら即返信」。

それが業務のスピードアップにもつながりますし、信頼度を高めることにもなります。

問題は、思考と選択のスピード

メールをすぐに返信するためには、通信機器があるとか、環境が整っているという設備面の問題もありますが、

一番大きいのは「どんな返答をするか、すぐに決めることができるかどうか」ということだと思います。

例えば問い合わせのメールをもらったとして、すぐに返答するためには、その的確な答えを素早く用意できなければなりません。

そのためには、事前にしっかりと準備をしておく、知識を蓄積しておく、「こういった問い合わせがあるかも知れない」と予測して、適切な準備をしておくことも重要です。

また、「決断を早める」こともメールの即返信には必要です。

人間、決断をしなければ行動できません。

行動を早めるならば、決断を早める必要があります。

メールであれば「どういった内容の返信をするか」を素早く考え、文章にまとめ、アウトプットしなければなりません。

そのためには、前述したような準備や知識なども必要ですし、何より「よし、これで行こう」と判断できる決断力が求められます。

即断即決で素早い行動が出来たとしても、それが間違っていたり、失敗してしまったら意味がありません。

何事もスピードを上げれば、比例して精度は落ちていくもの。

そこをなんとかして「速く、そして正確」であることを追求するのが、継続して取り組むべき企業努力ということになるでしょう。

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